From 3f6779f9e0d52ba6331edb6cf37a134a38bae6b6 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: thopic Date: Mon, 13 Jun 2022 12:55:26 +0200 Subject: [PATCH] Add doc for mail --- docs/mail/admin.md | 45 +++++++++++++++++++++++++++++++++++++ docs/mail/index.md | 56 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 2 files changed, 101 insertions(+) diff --git a/docs/mail/admin.md b/docs/mail/admin.md index e69de29..e59bc6c 100644 --- a/docs/mail/admin.md +++ b/docs/mail/admin.md @@ -0,0 +1,45 @@ +## Comment se connecter à mon espace d'administration ? + +1. Rends-toi sur [mail.gnous.fr](https://mail.gnous.fr) +2. Entre tes identifiants (adresse email **principale**) + +## Comment changer mon mot de passe ? + +1. Dans ton espace d'administration clique sur `Changer le mot de passe`, juste en dessous de la barre de quota. +2. Entre un nouveau mot de passe conforme aux exigences de sécurité : + * plus de 8 caractères + * au moins 1 lettre + * au moins 1 chiffre + * au moins 1 lettre capitale et minuscule +3. Éventuellement vérifie que ce mot de passe n'ait pas déjà fuité sur internet en cliquant sur `Check against haveibeenpwned.com` (le mot de passe n'est pas envoyé tel quel, il ne sera pas dévoilé). +4. Entre ton mot de passe courant. + +## Comment utiliser les mots de passe d'application ? + +### Qu'est-ce que les mots de passe d'application ? + +Les mots de passe d'application sont des mots de passe permettant d'accéder un nombre restreint d'opérations sur ton compte mail. + +Premièrement, ils ne te permettent pas de se connecter au portail d'administration, et sont par conséquent moins sensibles que ton mot de passe principal. + +Ensuite, il est possible de restreindre le nombre de protocoles autorisés pour ce mot de passe. Les plus connus sont : + +* `IMAP` pour la consultation de tes mail (le corollaire étant que tu ne pourras plus te connecter au webmail) +* `SMTP` pour l'envoi de mail + +Un utilisateur peut avoir de multiples mots de passe d'application. + +??? tldr "Récits utilisateur / _user stories_" + + 1. Emmanuelle veut configurer son compte mail sur son téléphone. Elle veut pouvoir envoyer et recevoir des mails et n'a par conséquent pas besoin de privilèges plus important. Afin de diminuer par défaut les risques si elle perd son téléphone, elle génère un mot de passe d'application spécifique pour cette situation. Elle le renseigne ensuite dans son téléphone au moment où lui est demandé le mot de passe du compte. Quand deux semaines plus tard on lui vole son téléphone, elle se rend sur le portail d'administration et supprime ce mot de passe. Elle n'a pas besoin de modifier le mot de passe sur ses autres équipements car ce mot de passe ne concernait que son téléphone. + + 2. Blanche administre des services informatiques. Certains logiciels ont besoin d'envoyer des mails automatiques (lorsqu'un utilisateur oublie son mot de passe par exemple), et la configuration du compte mail est décrite en clair dans un fichier très peu protégé. Plutôt que de renseigner le mot de passe principal du compte, Blanche décide de générer un mot de passe d'application qui autorise uniquement le protocole SMTP. Elle peut ainsi sereinement le renseigner dans le fichier de configuration du logiciel. + +### Comment créer un mot de passe d'application ? + +1. Dans ton espace d'administration, clique sur l'onglet `Mots de passe de l'application` puis sur le bouton `Créer un mot de passe application`. +2. Donne un nom à ce mot de passe qui te permettra de te souvenir de l'usage auquel il est destiné. +3. Entre ou génère un mot de passe. +4. Sélectionne les protocoles autorisés pour ce mot de passe. + +Tu as ensuite la possibilité de désactiver ou réactiver les différents mots de passe d'application. diff --git a/docs/mail/index.md b/docs/mail/index.md index faafc79..5f83eb1 100644 --- a/docs/mail/index.md +++ b/docs/mail/index.md @@ -37,3 +37,59 @@ Dans tous les cas il te faudra tes identifiants de connexion : En te rendant sur [webmail.gnous.fr](https://webmail.gnous.fr), une interface web te permet de consulter et d'envoyer des mails. Plus d'information sur l'utilisation du webmail est disponible [ici](webmail.md). + +## Comment utiliser les _alias_ ? + +### Qu'est-ce qu'un alias ? + +Un alias est une adresse mail à partir de laquelle il est possible de recevoir et d'envoyer des mails, et qui est rattachée à une ou plusieurs boîtes mail. +Sa dépendance vis-à-vis d'une boîte mail n'est connue que de son propriétaire. **Les mails reçus à cette adresse arriveront directement dans la boîte de réception de l'adresse email principale.** + +Un utilisateur peut avoir de multiples alias, ce qui lui permet de gérer plusieurs [identités numériques](https://fr.wikipedia.org/wiki/Identit%C3%A9_num%C3%A9rique). + +D'autre part, il est également possible de partager un même alias avec différentes boîtes mail, ce qui permet de partager l'information entre différents utilisateurs. + +??? tldr "Récits utilisateur / _user stories_" + + 1. Emmanuelle a une boîte mail principale dont l'adresse email est `emmanuelle@exemple.org`. Elle l'utilise pour se connecter au portail d'administration de sa boîte mail et pour envoyer/recevoir des mails. + De plus, dans le cadre de ses activités militantes, Emmanuelle est connue sous le pseudonyme `colvin` et elle cherche à préserver son identité réelle de certains organismes de contrôle. Elle utilise donc également l'alias `colvin@exemple.org`, tout en n'utilisant qu'une seule boîte mail. + + 2. Blanche et Gabriel administrent le projet GNOUS. Lorsque des utilisateurs ont un besoin, ceux-ci peuvent notamment envoyer un mail à `salut@gnous.fr`. Cette adresse est en réalité un alias lié à `blanche@gnous.fr` et `gabriel@gnous.fr` afin qu'ils puissent tous les deux lire la demande et y répondre indépendamment. + + 3. Victor Jara a une boîte mail principale dont l'adresse email est `victor.jara@exemple.org`. Pour réaliser ses achats de guitare sur internet, les sites marchands lui demandent systématiquement une adresse email valide, puis lui envoient toute sorte de démarchages publicitaires qui encombrent sa boîte de réception. + Il décide donc d'utiliser l'alias `victor.conso@exemple.org` pour tous ses achats internet, puis met en place un filtre qui déplace automatiquement tout nouveau mail reçu à cette adresse dans un dossier spécial `Conso`. + + 4. Jack Sparrow a une boîte mail principale dont l'adresse email est `jack.sparrow@exemple.org`. Il se rend régulièrement dans la baie des pirates ou des sites similaires. Parfois il doit créer un compte sur un site douteux mais il ne veut pas donner sa véritable adresse email. Même si c'est déconseillé, il n'en fait qu'à sa tête et crée un alias temporaire, lui donne une durée de vie d'1h et le renseigne afin de créer un compte bidon. + +!!! warning "Attention à ne pas s'emmêler les pinceaux !" + + Manipuler des alias permet d'avoir une bonne maîtrise de sa vie numérique. Cependant, cela nécessite un minimum de rigueur pour ne pas dévoiler malencontreusement une certaine identité à un mauvais interlocuteur (notamment lorsqu'on répond à un mail). + + Lorsqu'on centralise plusieurs identités (à travers des alias, mais également à travers plusieurs comptes mail), il est important de toujours vérifier rapidement les détails d'envoi d'un mail. + +### Comment créer un alias ? + +Actuellement créer un **alias permanent** requiert les privilèges administrateurs, il faut donc contacter GNOUS pour le mettre en place. +La liste des alias permanents rattachés à ta boîte mail est disponible dans ton [espace d'administration](admin.md), onglet `Mailbox` > `Détails de la boîte`. + +Pour créer un **alias temporaire** (qui expirera automatiquement au bout d'une certaine durée), il faut te connecter au portail d'administration puis cliquer sur l'onglet `Alias de courriel temporaire` et `Générer des alias aléatoires`. Il est ensuite possible de modifier la durée de validité de l'alias. + +### Comment envoyer un mail depuis un alias ? + +Il est nécessaire d'ajouter une nouvelle «identité» au compte mail configuré. La façon d'ajouter cette nouvelle identité dépend du logiciel utilisé : + +* pour Mozilla Thunderbird : aller dans les paramètres du compte puis `Gérer les identités` +* pour le webmail : aller dans l'onglet `Paramètres` puis `Identités` + +Il suffit ensuite de renseigner l'alias dans le champs adresse électronique. + +## Vocabulaire + +| Objet | Définition | +|:----|:------| +|Adresse (e)mail/courriel|Adresse électronique permettant d'envoyer et recevoir des emails| +|Alias|Adresse email pour l'envoi et la réception de mail et rattachée à une boîte mail| +|Boîte mail|Espace numérique où sont stockés les mails reçus/envoyés (équivalent à _boîte de réception de l'adresse email principale_)| +|Client lourd de messagerie|Logiciel permettant la consultation et l'envoi de mail (ex: Mozilla Thunderbird)| +|Compte mail|Boîte mail ainsi que les paramètres de celle-ci| +|Webmail|Interface web pour la consultation et l'envoi de mail|